Forskningsprojekter er underlagt mange juridisk regelsæt, og overholdelse af alle regler – blandt andet GDPR – kan være en ressourcekrævende og langstrakt proces. Region Nordjylland har gennem det seneste år arbejdet målrettet med nedbringelse af sagsbehandlingstider for godkendelser og registreringer, og arbejdet har båret frugt.
Fokus har været på to indsatsområder: Godkendelse af videregivelse af journaloplysninger til forskningsprojekter jf. sundhedsloven § 46, stk. 2, samt projektregistrering jf. artikel 30 i databeskyttelsesforordningen. Begge opgaver er forankret hos enheden Forskningsdata og Statistik (FORSA), der er fysisk og organisatorisk placeret i Forskningens Hus tæt ved Aalborg Universitetshospital. Ved overdragelse af § 46, stk. 2-opgaven fra Styrelsen for Patientsikkerhed til regionsrådene i juli 2020 blev beslutningen om organisering af opgaven overladt til den enkelte region, og Region Nordjylland valgte en forankring af opgaven i FORSA, som allerede i en årrække havde virket som en fremskudt juridisk og statistisk funktion tæt på forskerne på regionens største hospitalsmatrikel.
Regionen har iværksat følgende tiltag for at mindske sagsbehandlingstiden:
1.Implementering af flowchart med algoritme, som guider forskeren til vurdering af, hvorvidt projektet er forskning eller kvalitet. Flowchartet har bidraget til, at langt flere projekter rubriceres korrekt fra starten, og at sagsbehandlingen dermed kan opstarte hurtigere.
2.Udvidelse af regionens interne forskningsvejledning, der nu er et mere synligt og brugbart værktøj. Vejledningen giver svar på de hyppigste spørgsmål og indeholder kontaktoplysninger og henvisninger, der kan hjælpe forskeren videre i systemet.
3.Gennemførelse af besøg i kliniske forskningsmiljøer for medarbejdere i FORSA. Besøgene har bidraget til en forbedret kommunikation og forståelse mellem administration og klinikere.
4.Øget afholdelse af fysiske eller virtuelle møder, hvis en ansøgning giver anledning til spørgsmål. Erfaringen viser, at korte møder ofte er tidsbesparende i forhold til en langstrakt mailkorrespondance.
Resultater og betydning for regionen
Ovennævnte tiltag kombineret med forenkling af interne arbejdsgange i FORSA har medført store fald i sagsbehandlingstiderne – med et uændret antal sager.
Sagsbehandlingstiden for § 46, stk. 2-tilladelser er faldet fra over 70 dage primo 2021 til cirka 13 dage primo 2022 [1]. Artikel 30-registreringer færdiggøres på ni dage mod tidligere 37 dage [2], og der går nu kun tre dage fra forskerens fremsendelse af registreringsanmodning til første respons fra FORSA mod tidligere ti dage.
De faldende sagsbehandlingstider har stor betydning for regionens forskere, ikke mindst for kandidat- og ph.d.-studerende med en afgrænset tidsramme for projektet. Langstrakte juridiske sagsgange kunne tidligere i værste fald afholde forskere fra at gennemføre projekter, hvorimod de kortere sagsbehandlingstider nu potentielt kan bruges som rekrutteringsfaktor til at trække flere projekter til regionen.
Resultatet af tiltagene viser, at det kan lade sig gøre at reducere sagsbehandlingstider med en målrettet indsats i samarbejde mellem administration og klinikere, og at det kan betale sig at prioritere området ressourcemæssigt. De gode resultater kan dog kun fastholdes med en fortsat fokuseret indsats og ledelsesopbakning, og tiltagene skal løbende evalueres og tilpasses det aktuelle behov.
Referencer
Data opgjort som månedlige gennemsnit for perioden januar 2021 - februar 2022. Sagsbehandlingstiden er opgjort som tiden fra første indsendelse af ansøgning til endelig afgørelse.
Data opgjort som gennemsnit for ugerne 2-7 i hhv. 2021 og 2022.
En fokuseret indsats har medført kraftige fald i sagsbehandlingstider for forskningsprojekter i Region Nordjylland.